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Mehr Effizienz und flexibles Arbeiten: Buchführung digitalisieren
Die Buchhaltung stellt für Einzelunternehmen genauso wie für kleine und mittelständische Unternehmen eine enorme bürokratische Herausforderung dar. Diese Aufgaben beanspruchen personelle Ressourcen, die sich anderweitig sinnvoller einsetzen lassen. Mit einer konsequenten Digitalisierung der Buchführung und des Rechnungswesens minimieren Unternehmer diesen Aufwand! Die Investition in eine intuitiv bedienbare und intelligente Software zahlt sich aus.
Buchführung: weitgehende Automatisierung dank innovativer Software
Buchhaltungsprogramme erleichtern zahlreiche Arbeitsschritte, viele manuelle Arbeiten machen sie überflüssig. Das offensichtlichste Beispiel ist die Archivierung von Rechnungen, die Unternehmen gesetzlich verpflichtend zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Eine Software erledigt diese Archivierung automatisiert, das umständliche Ausdrucken und Abheften gehört der Vergangenheit an! Die digitalisierte Archivierung beschleunigt auch das Auffinden alter Buchungsbelege. Die Weiterleitung zum Steuerberater erfolgt mit einem Klick oder Unternehmer gewähren ihrer Steuerberatung ein direktes Zugriffsrecht.
Auch das Zuordnen von Buchungsvorgängen zu den diversen Buchungskonten fällt mit einer leistungsstarken Software leicht. Gute Programme schlagen die entsprechenden Buchungskonten vor, Nutzer müssen sie nur bestätigen. Dieser Mechanismus senkt zudem die Gefahr von Buchungsfehlern, die systematische Prüfung auf Plausibilität kommt als weiterer Pluspunkt hinzu. Empfehlenswert ist ein Blick auf das Angebot von Haufe Shop.
Schnittstellen zur Warenwirtschaft und zum Onlinebanking
Bestenfalls entscheiden sich Unternehmen für eine umfassende Digitalisierung. Sie verbinden ihr Buchhaltungsprogramm unter anderem mit ihrem Warenwirtschaftssystem, jede hochwertige Software verfügt über entsprechende Schnittstellen. Alternativ zur Verknüpfung einzelner Programme präsentieren einige Anbieter All-inclusive-Pakete, die Funktionen wie Buchführung, Rechnungsstellung, Warenwirtschaft und Management der Kundenbeziehungen bündeln. Bei beiden Varianten profitieren Firmen von erheblichen Effizienzgewinnen. Das Warenwirtschaftssystem registriert zum Beispiel Bestellungen, automatisiert erfolgt die Rechnungsstellung.
Die Einbindung des Onlinebankings erhöht die Effizienz der Betriebsabläufe zusätzlich. Die Buchführungssoftware erkennt Zahlungseingänge und ordnet sie den jeweiligen offenen Rechnungsposten zu. Bei Bestellungen auf Vorkasse gibt die Software die Bearbeitung der Bestellung unmittelbar nach dem Zahlungseingang frei. Zunehmend mehr eingehende Rechnung sind elektronisch, doch Papierrechnungen und Kassenbons lassen sich nicht vollständig meiden: Mit empfehlenswerten Softwareprogrammen digitalisieren Unternehmen diese Papierbelege problemlos und verarbeiten die Daten automatisiert.
Flexibles Arbeiten in der Firma, im Homeoffice und mobil
Die Corona-Pandemie und die staatlichen Beschränkungen haben zu einem rasanten Bedeutungsgewinn des Homeoffice geführt. Vielen Unternehmen wird spätestens jetzt klar, wie wichtig die Digitalisierung der Buchführung und des Rechnungswesens ist. Sie ist die Grundvoraussetzung dafür, dass Buchhalter und andere Angestellte von zu Hause aus arbeiten können. Aktenordner erfordern die Anwesenheit im Büro, die Digitalisierung macht die Präsenz im Betrieb überflüssig. Neben dem Arbeiten im Homeoffice ermöglicht eine Buchhaltungssoftware das mobile Arbeiten, das ist ein weiterer Vorteil. Die Zugriffsrechte können Firmen transparent und gezielt verteilen. Dadurch schließen sie einen unberechtigten Zugriff auf sensible Daten aus.
Buchhaltungssoftware: lokale Software versus Cloud-Lösung
Lange Zeit dominierte die lokale Nutzung von Buchhaltungsprogrammen: Bei dieser On-Premises-Variante befinden sich die Software und die individuellen Daten auf den lokalen Rechnern oder den firmeneigenen Servern. Cloud-Lösungen sind die praktische Alternative und gewinnen unaufhaltsam an Marktanteilen. Das Programm und sämtliche Betriebsdaten liegen auf externen Servern des jeweiligen Anbieters, diese Methode gewährleistet den leichten orts- und zeitunabhängigen Zugriff. Ein weiterer Vorzug ist, dass professionelle IT-Dienstleister die Server umfassend vor Hacker-Attacken und weiteren Gefahren wie einem Brand oder einem Einbruch schützen. Es spricht insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen viel dafür, diese anspruchsvollen Aufgaben an einen IT-Spezialisten auszulagern. Die vielfältigen Anbieter für Buchhaltungssoftware bieten ansprechende Paketlösungen an.