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Die Digitalisierung des Arbeitslebens schreitet voran. Das bedeutet nicht nur, bereits bestehende Dokumente zu digitalisieren, sondern auch, dass von manch neuem Dokument gar keine Papierversion angefertigt wird. So ist es inzwischen möglich, einen Arbeitsvertrag rechtsgültig abzuschließen – vollkommen ohne Stift und Papier.
Digitale Unterschriften sind in Europa fast immer rechtsgültig
In Sachen Rechtsgültigkeit steht die digitale Unterschrift der handschriftlichen in nichts nach. Dieser Grundsatz wird seit 2016 von der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union vorgeschrieben. Einige Ausnahmefälle bestehen dennoch.
So sind digitale Unterschriften für Dokumente, für die der Gesetzgeber die Schriftform vorschreibt, ausschließlich mit den Standards der qualifizierten elektronischen Signatur gültig. Diese stellen mithilfe verschlüsselter elektronischer Daten zusätzliche Sicherheit bereit. Einige andere Dokumente wie beispielsweise eine Kündigung oder eine Bürgschaftserklärung dürfen generell nicht digital unterschrieben werden.
Diese Vorteile haben digitale Unterschriften
Zeitersparnis: Wenn Verträge digital unterschrieben werden, müssen sie nicht auf dem Postweg versandt werden. Das kann die Bearbeitungsdauer von mehreren Tagen auf fünf Minuten verkürzen.
Ressourcen sparen: Wer seine Mitarbeiter und Kunden digital unterschreiben lässt, muss weniger Geld für Tinte und Papier ausgeben. Auch der Unterschreibende spart sich den Sprit für die Fahrt ins Büro. Von dieser Papierersparnis profitiert selbstverständlich auch die Umwelt.
Sicherheit: Eine digitale Unterschrift kann verhindern, dass das Dokument nachträglich verändert wird, beispielsweise durch das Hinzufügen einer Seite.
Aufbewahrung: In einem digitalen Archiv können wichtige Dokumente deutlich schlechter verloren gehen als im Papierbüro. Zusätzlich unterliegen digitale Signaturen keinem Alterungsprozess und sind auch viele Jahre später noch gut erkennbar. Das ist in vielen Fällen unerlässlich, da die Aufbewahrungsfrist wichtiger Dokumente meist bei über zehn Jahren liegt.
Das leistet eine HR-Software für digitale Unterschriften
Damit ein Dokument digital unterschrieben werden kann, müssen mehrere Elemente vorhanden sein. Neben dem Computer ist eine Signaturkarte oder ein Hardware Security Modul (HSM) erforderlich, außerdem eine Signatursoftware wie von Haufe Shop. Mithilfe dieser Software wird es möglich, die folgenden Bereiche abzudecken:
Personalplanung: Sowohl die Personalbeschaffung als auch die -bedarfsplanung und -einsatzplanung können digital erledigt werden.
Personalentwicklung: Mit einer Signatursoftware lassen sich Fortbildungsanträge schneller und einfacher unterschreiben.
Personalverwaltung: HR-Manager können mithilfe der Software digitale Meldebescheinigungen, Lohnabrechnungen und Arbeitsverträge erstellen und versenden.
Arbeitsvertrag digital unterschreiben: Das muss beachtet werden
Ein elektronisch aufgesetzter und digital signierter Arbeitsvertrag kann den Aufwand erheblich reduzieren. Dazu senden Arbeitgeber den Vertrag per E-Mail an den neuen Mitarbeiter, welcher ihn beispielsweise auf seinem Tablet unterschreiben und sofort wieder zurückschicken kann.
Damit der Arbeitsvertrag rechtsgültig ist, kann jedwede elektronische Signatur genutzt werden. Wer allerdings darauf vorbereitet sein möchte, die Vereinbarungen vor Gericht zu beweisen, sollte auf eine qualifizierte elektronische Signatur setzen. Sie verfügt im Zweifelsfall über die höchste Beweiskraft.
Arbeitgeber müssen außerdem bedenken, dass sie trotz der digitalen Unterschrift in der Nachweispflicht sind. Das bedeutet, dass sie verpflichtet sind, ihren Mitarbeitern die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich auszuhändigen. Ausnahme: Gab es bereits einen analogen Arbeitsvertrag, der diese Bedingungen festhielt, entfällt die Nachweispflicht.
Fazit: Lohnt sich der digitale HR-Flow?
Ein Großteil der HR-Prozesse kann inzwischen digital stattfinden. Dabei handelt es sich beispielsweise um die Bereiche der Personalplanung, -entwicklung und -verwaltung. Wird dabei ein Arbeitsvertrag rein digital aufgesetzt und elektronisch unterschrieben, ist er ebenso rechtsgültig wie ein handschriftlich signierter Vertrag. Ein solcher Prozess vereinfacht die Aufbewahrung des Dokuments, erhöht die Sicherheit und spart Kosten, Zeit sowie Ressourcen.