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Viele Unternehmen investieren oft zu viel Zeit und Arbeit in das Ausgabenmanagement und in die meist komplexe Abwicklung von Finanzen. Dabei werden mittlerweile, dank dem technischen Fortschritt, verschiedene Möglichkeiten angeboten, wie man solche Prozesse optimieren und einfacher gestalten kann. Dadurch erspart man sich einiges an Zeit, welche wiederum für weitere Arbeiten und Optimierungen eingesetzt werden kann. Mitarbeiterkarten sind ein Beispiel, wie man solche Abwicklungen und Vorgänge vereinfachen kann. Was genau man unter diesem Begriff versteht, welche Leistungen geboten werden und wie ein Unternehmen davon profitieren kann, erfährst Du hier.
Was sind Mitarbeiterkarten?
Grundsätzlich handelt es sich hierbei um Firmenkreditkarten, welche für ein Unternehmen ausgestellt werden, um sämtliche geschäftliche Zahlungen durchzuführen. In der Regel gibt es in einer Firma allerdings immer nur eine begrenzte Anzahl davon, wodurch Mitarbeiter nicht selbst ihre Transaktionen abwickeln können und sie jede Zahlung beantragen und auf eine Bestätigung warten müssen. Damit dieses Prozedere verkürzt und vereinfacht wird, gibt es Mitarbeiterkarten. Das sind Firmenkreditkarten, welche speziell für Angestellte angefertigt und individuell an Mitarbeiter angepasst werden können. Sie stellen also einen eigenen Zugang auf das Geschäftskonto dar.
Des Weiteren kann man sich zwischen einer Debit- und Kreditkarte entscheiden. Sie unterscheiden sich im Zeitpunkt der Abbuchung, da bei Debitkarten alle Rechnungen umgehend vom Konto abgezogen werden und bei Kreditkarten dies nur einmal gesammelt monatlich geschieht.
Ebenso ist auch die Einführung von Mitarbeiterkarten in ein Unternehmen sehr einfach und es muss dafür kein neues Geschäftskonto erstellt werden, da man das Bestehende mit einem Anbieter verknüpfen kann.
#1 Ein transparenter Finanzüberblick
Firmenkarten erlauben eine bessere Kontrolle und Regulierung. Durch die Controlling-Funktionen lassen sich Ausgaben in Echtzeit bequem überprüfen, was für Transparenz sorgt. Alle Zahlungen können über ein Dashboard beobachtet und gebündelt genehmigt werden. Die Transaktionen können auch nach Kategorien, Nutzer oder fehlenden Belegen gefiltert werden. Somit verliert man nie den Überblick. Gleichzeitig können die Mitarbeiterkarten mit nur wenigen Klicks gesperrt und wieder freigegeben werden.
#2 Mehr Sicherheit mit Mitarbeiterkarten
Mitarbeiterkarten sorgen für erhöhte Sicherheit im Unternehmen. Denn Betrugsfälle entstehen meist dann, wenn durch menschliche Fehler oder Missverständnisse Lücken im Ausgabenmanagement entstehen, welche von Betrügern ausgenutzt werden können. Dank der digitalen Belegverwaltung wird allerdings eine lückenlose Buchführung gewährleistet. Die gesetzten individuellen Ausgabenlimits und die gebotene Finanzübersicht schützen zudem vor Kartenmissbrauch und dass Mitarbeiter die zur Verfügung gestellten Zahlungskarten für private Zwecke nutzen. Bei Anzeichen einer suspekten Zahlung wird die Transaktion abgelehnt und die Karte friert sich umgehend ein. Die Sperre kann dabei jederzeit ganz einfach wieder aufgehoben werden.
#3 Mehr Freiheit und Verantwortung für die Mitarbeiter
Mitarbeiterkarten können unkompliziert beantragt werden und es gibt keine Anzahlsbeschränkungen. Dabei kann jede Karte individuell an den Mitarbeiter angepasst werden, beispielsweise durch ein festgelegtes Limit. Dies kann besonders dann von Vorteil sein, wenn die Angestellten viele Geschäftsreisen antreten und die Dienstreisen auch steuerlich abgesetzt werden sollten. Innerhalb dieses Limits kann die Person den Flug und das Hotel selbst buchen und situativ vor Ort handeln. Dadurch müssen Reisen nicht mehr genauestens vorausgeplant werden, wodurch sich wieder einiges an Arbeit einsparen lässt.
Zudem kann man die Mitarbeiterkarte auch auf den Verwendungszweck abstimmen. Bei regelmäßigen Zahlungen, wie Abonnements oder Marketingkosten, wird das Konto monatlich um den entsprechenden Betrag aufgeladen. Es gibt ebenso die Möglichkeit einer einmaligen Verwendung, bei der die Karte umgehend nach der Transaktion gesperrt wird.
Mit dem Erhalt einer Mitarbeiterkarte erlangen die Angestellten somit nicht nur mehr Handlungsfreiheit, sondern auch Eigenverantwortung, da sie unternehmerische Zahlungen nun selbstständig durchführen können. Dies stärkt außerdem die Mitarbeiterbindung.
#4 Die digitale Belegerfassung
Bisher war es üblich alle Belege aufzubewahren und sie an die entsprechende Finanzabteilung weiterzuleiten. Allerdings hat dies oft zu bürokratischen Problemen und zu einer fehlerhaften Buchhaltung geführt. Da Mitarbeiterkarten jedoch mit einem technischen Tool gemeinsam kommen, müssen Belege für die Abrechnung nicht mehr gesammelt werden, sondern sie werden von den Angestellten einfach in eine App hochgeladen. Alle Ausgaben können somit über die digitale Belegerfassung und automatische Zahlungszuordnung bequem zusammengerechnet werden. Ebenso profitiert die Buchhaltung von den automatisierten Prozessen durch die Mitarbeiterkarten und der Monatsabschluss wird beschleunigt.
#5 Einsparen von Kosten
Zwei der Hauptfaktoren für die entstehenden Ausgaben der Kostenabrechnung und des manuellen Ausgabenmanagements sind die zur Verfügung stehenden Arbeitskräfte und das damit verbundene Fehlerpotenzial. Eine Optimierung kann durch die Automatisierung mittels Mitarbeiterkarten durchgeführt werden, welche außerdem die Effizienz des Unternehmens steigert und gleichzeitig für verringerte Kosten sorgt. Ebenso reduziert sich dank der Automatisierung das Fehlerpotential.
Fazit
Zusammengefasst kann gesagt werden, dass Mitarbeiterkarten das Ausgabenmanagement und die dazugehörigen Prozesse erleichtern und zu Zeitoptimierungen führen. Gleichzeitig bringen sie viele Vorteile für die Mitarbeiter, wie mehr Flexibilität und Handlungsfreiheit, sowie für die Buchhaltung. Als Geschäftsführer profitiert man vor allem von dem gebotenen Finanzüberblick und der Sicherheit, welche durch die Firmenkreditkarten geboten werden. Mitarbeiterkarten eignen sich für Unternehmen in allen Größen, welche daran interessiert sind, ihr Ausgabenmanagement zu optimieren.