Was Sie beim Email-Verkehr mit internationalen Geschäftspartnern beachten müssen

In der heutigen Zeit ist es im Berufsleben mitunter üblich, nicht nur mit Kollegen aus Firmen in anderen Städten in Deutschland, sondern sogar weltweit per Email zu kommunizieren. Viele Unternehmen haben Geschäftspartner in fernen Ländern und diese können Sie am besten per Email erreichen. Doch dabei ist einiges zu beachten. So gelten für den internationalen Email-Verkehr einige wichtige Normen, die in jedem Fall zu beachten sind. Wer wissen will, worauf er beim Emails schreiben mit internationalen Geschäftspartnern Rücksicht nehmen muss, der sollte hier weiterlesen. Denn auf dieser Seite erhalten Sie wichtige Tipps und Tricks für die Korrespondenz.

Die richtige Anrede wählen

Als Einleitung in die Email formulieren Sie zunächst die Anrede des Adressaten. Hier setzen Sie auf die Bezeichnungen Mr oder Ms. Beide Bezeichnungen werden ohne Punkt abgekürzt, dies ist die international übliche Schreibform. Allerdings werden im amerikanischen Englisch mitunter Punkte zur Abkürzung hinzugezogen. Beachten Sie außerdem: Die Anrede “Miss” ist veraltet. Für diese Anrede gilt, was auch für das deutsche Wort “Fräulein” Geltung hat: Aus Gründen der political correctness sollte es nicht mehr verwendet werden. Durch die Anrede mit Ms sind keine Rückschlüsse auf den Familienstand möglich. Daher gilt sie als objektivere Option der Ansprache.

Machen Sie sich vor dem Schreiben der Email schlau, ob der Ansprechpartner Wert auf seinen Titel legt. In den meisten Fällen ist dies nicht der Fall und im angelsächsischen Kulturkreis eigentlich unüblich. Wollen Sie Ihr Gegenüber dennoch mit seinem vollständigen Titel ansprechen, stellen Sie diesen hinter den Namen. Auf die Anrede können Sie in diesem Fall verzichten. So wird aus Mr Paul Lambert dann Paul Lambert, Dr. Genau wie im deutschen Sprachgebrauch ist auch immer nur der wichtigste Titel entscheidend. So wird ein Professor Doktor nur Professor genannt. Wie wichtig dem Gegenüber die Titulierung ist, lesen Sie in der Signatur oder in Briefen: Ist der Titel hier verzeichnet, sollten Sie ihn auch verwenden.

Grundsätzlich gilt: Finden Sie auf jeden Fall den richtigen Ansprechpartner heraus, an den Sie Ihr Schreiben adressieren. Dies wirkt auch in der englischen Korrespondenz viel höflicher. Nehmen Sie also Abstand von allgemeinen Formulierungen wie “Dear Sir and Madame” oder “Ladies and Gentlemen”.

Die korrekte Interpunktion in Emails an internationale Geschäftspartner

Ein Satzzeichen hinter der Grußformel ist unüblich. Verzichten Sie hier bei internationaler Korrespondenz auf das Komma, wie auch im Deutschen.

Wichtig: Aber dabei stellt die USA erneut eine Ausnahme dar. Denn in E-Mails in die USA sollte nach der Anrede ein Doppelpunkt folgen. Hinter die Grußformel wird ein Komma gesetzt. In informellen Emails setzen Sie hinter die Anrede und hinter die Grußformel ein Komma.

Weitere Tipps für die richtige Emails an US-Amerikaner gibt es hier.

Achten Sie auf die Länge der Email

Sie wollen extra höflich sein und formulieren deswegen ausufernde und erklärende Sätze? Das ist in vielen Fällen der falsche Weg. Auf kurze Sätze kommt es an. Grundsätzlich gilt sogar die Vorgabe: Je kürzer Sie sich in der E-Mail fassen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Antwort erhalten.

Dafür können Sie Ihre Mail aber mit einem aussagekräftigen Anhang ausstatten. Denn was in Deutschland als Verstoß gegen die Email-Etikette gewertet wird, ist in anderen Ländern durchaus üblich.

Email-Verkehr in verschiedenen Länder: das müssen Sie wissen

Was genau bei der Korrespondenz mit internationalen Geschäftspartnern wichtig ist, hängt in erster Linie vom jeweiligen Land ab. So lassen sich zwischen den unterschiedlichen Nationen in Bezug auf die Kommunikation via Email verschiedene Differenzen ausmachen.

Britischer Email-Verkehr

Wundern Sie sich nicht: Auch wenn in der ersten Mail an einen internationalen Geschäftspartner noch alles den genauen Vorgaben bezüglich Anrede und Format entsprach, muss dies nicht zwangsläufig in der zweiten Mail auch weiterhin so sein. In vielen Fällen wird bei Mails mit britischen Kontaktpersonen schon bald auf Höflichkeitsfloskeln verzichtet. Es ist sogar durchaus üblich, dass der Gegenüber Sie nun direkt mit dem Vornamen anspricht. Ebenso entfallen formelle Verabschiedungen. Handelt es sich um Kommunikation auf gleicher Ebene, so wird mitunter einfach ein informelles “Cheers” als Abschluss gewählt.

Email-Verkehr mit einem US-amerikanischen Ansprechpartner

Überraschenderweise sind die US-amerikanischen Vorgaben hier etwas strenger. Hier sollten Sie auch bei fortgeschrittenem Email-Verkehr und bei längerem Austausch immer auf die korrekte Ansprache und passende Formulierungen als Grußformel achten. Dennoch fassen Sie sich in den Mails ebenfalls bitte kurz. Bringen Sie Ihr Anliegen direkt auf den Punkt, ohne um den heißen Brei herum zu reden. So weiß der Adressat sofort, um was es geht.

Email-Austausch mit einem Geschäftspartner in Japan

Die Japaner gelten als sehr höflich. Das wird auch in der Email-Etikette in Japan deutlich. Hier sind die korrekten Anreden und der passende Titel essentiell, um eine gutes Geschäftsverhältnis aufzubauen. Eine ausführliche Schlussformel mit persönlicher Note ist in Japan ebenfalls von großer Bedeutung.

Ansonsten können Sie sich bei der Formulierung einer Email für einen japanischen Kollegen auch an die Vorgaben für gängige englische Schreiben halten. Beachten Sie dabei aber, in Japan ist es nicht üblich, sich so kurz wie möglich zu fassen. Durch längere Erläuterungen und freundliche Anweisungen oder Kritiken schaffen Sie eine gute Grundlage für die Kommunikation. Der klare Stil sollte dabei aber nicht aus den Augen verloren werden.

Frankreich mit großen Ähnlichkeiten zum hiesigen Schriftverkehr

Beim Mail-Kontakt mit einem französischen Kollegen gelten die Regeln, die auch hierzulande Bestand haben. Eine große Umstellung ist daher nicht nötig. Die Franzosen legen ebenfalls Wert auf einen höflichen Stil. Anders als im Schriftlichen sind dabei aber keine langen Floskeln bei der Verabschiedung nötig. Sehr förmlich sollten Sie vor allen Dingen im Kontakt mit neuen Ansprechpartnern auftreten.

Gut zu wissen: Im Französischen heißt die E-Mail übrigens courrier éléctronique. Diese etwas sperriger Bezeichnung wird gerne auch mit courriel abgekürzt.

Kontakte mit Kollegen aus China: stellen Sie sich auf kurze Antworten ein

In der ersten Mail an einen chinesischen Kollegen formulieren Sie Ihr Anliegen so knapp wie möglich, werden dabei aber präzise in Ihren Ausführungen. In den meisten Fällen gibt es schon sehr schnell eine Antwort, mitunter ist aber sogar eine zweite Anfrage nötig. Das ist darauf zurückzuführen, dass in der chinesischen Geschäftswelt in erster Linie persönliche Kontakte gepflegt werden. Bei E-Mail-Korrespondenz aus dem Ausland bleiben viele Kollegen eher skeptisch. Sollten Sie länger auf eine Antwort warten, dann fügen Sie den jeweils Vorgesetzten in CC ein.

Wundern Sie sich nicht, wenn auf eine komplexe Fragestellung nur ein kurzes „Yes, can do“ zurückkommt. Damit bringt der Adressat deutlich auf den Punkt, dass er sich um Ihr Anliegen kümmert. Längere Ausführungen sind nicht nötig. Fassen Sie diese Kurzversion nicht als Unhöflichkeit auf. Häufig geht es hier in erster Linie um Effizienz.

Formlose Korrespondenz mit russischen Kollegen

Wenn Sie sich mit einem russischen Geschäftspartner im Email-Verkehr austauschen, dann sind hier vor allen Dingen formlose Aufmachungen üblich. Anrede, Brieffloskeln sowie Grußformeln können dabei gerne unter den Tisch fallen. Durch längere Korrespondenz kann sich zwar ein wenig ausführlicher Schriftverkehr entwickeln, allerdings ist es in russischen Email durchaus üblich, sich so kurz wie möglich zu fassen.

Internationale Geschäftspartner im arabischen Raum per Email kontaktieren

Bei internationalen Geschäftspartnern aus dem arabischen Raum raten viele Experten dazu, den ersten Schritt der Kontaktaufnahme lieber über ein anderes Medium durchzuführen. Denn das einfache Anschreiben via E-Mail wird in den meisten Fällen vom Empfänger nicht direkt beachtet. E-Mails gelten in dem Kulturkreis eher als Mittel der schnellen Kommunikation. Am besten kündigen Sie Ihre Mail in einem persönlichen Telefongespräch an. Für den Schriftverkehr reichen dann einfache Formulierungen aus. Floskeln sind hier nicht nötig.

Wichtige Formeln für den Email-Verkehr mit internationalen Gesprächspartnern

In vielen Fällen sind also bestimmte Formalitäten und Ausdrücken wichtig. Daher sollten Sie sich gekonnte auf diesem Gebiet zurechtfinden. So können Sie auf eine vorherige E-Mail eingehen, um einen direkten Anknüpfungspunkt zu haben. Formulieren Sie am besten “In reply to your email” oder auch “I am writing in response to”. Auch ein einleitender Dank ist ein gelungener Einstieg. Wählen Sie hier zum Beispiel “Thank you for your prompt reply” oder “Thank you for providing the requested information.” Anfragen leiten Sie mit “I would appreciate if you would” ein. Für eine Beschwerde ist die Einleitung “I wish to draw your attention to” gut geeignet. Beenden Sie den Text am besten mit “I look forward to hearing from you in the near future” oder mit “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”.

So leicht gelingt das Emails schreiben mit internationalen Geschäftspartnern

Wenn Sie sich auf die Gepflogenheiten im jeweiligen Kulturkreis einstellen, gelingt die Email-Korrespondenz ganz leicht. Achten Sie in der Email auf bestimmte Formulierungen und lassen Sie sich auf keinen Fall von kurzen Antworten abschrecken.